1. Verantwoordelijke
Allereerst de basis is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Vragen over deze privacyverklaring of over de omgang met persoonsgegevens? Mail naar info@allereerstdebasis.nl.
2. Wanneer geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die met Allereerst de basis in contact komt. Dat kan op verschillende manieren:
- je bezoekt allereerstdebasis.nl;
- je vult een formulier in op de website, bijvoorbeeld het contactformulier of het beveiligde NAW-formulier;
- je hebt een kennismakings- of intakegesprek via Microsoft Teams;
- je krijgt een vrijblijvende preview van een website toegestuurd;
- je wordt klant en gebruikt het klantportaal;
- je hebt een onderhoudsabonnement.
3. Welke gegevens worden verwerkt?
Welke gegevens worden verzameld hangt af van de situatie. Hieronder staat per situatie wat er wordt vastgelegd.
Bij een kennismaking, intake of als potentiële klant
- bedrijfsnaam;
- naam contactpersoon;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- bij contact via De Salesfabriek: wensen die via De Salesfabriek zijn doorgegeven en voorbeeldwebsites die je aanspraken;
- de URL van je website, plus gegevens die van die website worden gehaald via een Brand Snapshot (zoals openbare bedrijfsinformatie, KvK-nummer, openingstijden en diensten);
- openbaar gevonden informatie via Google Maps, het KvK Handelsregister, openbare social media-bedrijfspagina's en branchesites;
- aantekeningen die Allereerst de basis maakt over het gesprek.
Bij een opname van het intakegesprek
- een audio-opname van het intakegesprek via Microsoft Teams;
- het transcript dat Teams daarvan maakt.
De opname wordt pas gestart nadat er expliciet om toestemming is gevraagd. Die toestemming kan op elk moment worden geweigerd of ingetrokken.
Voor de bevestiging en facturatie (zodra je akkoord gaat)
- naam, adres en woonplaats (NAW);
- KvK-nummer en btw-nummer;
- bankgegevens, voor zover die nodig zijn voor betaling via Mollie;
- facturen en betaalstatus.
In het klantportaal
- inloggegevens van je portaal-account;
- het materiaal dat je voor je project aanlevert (zoals teksten, foto's, je logo en kleurvoorkeuren);
- bij een nieuwe of over te nemen website: hosting- en domeingegevens;
- berichten die via het portaal worden uitgewisseld;
- gesprekken met de chatbot in het portaal;
- documenten waarmee je akkoord bent gegaan, inclusief de datum en de versie;
- bij een onderhoudsabonnement: de geschiedenis van wijzigingsverzoeken.
Bij het instellen van Search Console of bij Google Bedrijfsprofiel beheer
- beheertoegang tot Google Search Console en/of het Google Bedrijfsprofiel van de opdrachtgever, via het eigen Google-account van Allereerst de basis;
- de gegevens die daarin zichtbaar zijn, zoals zoekprestaties, statistieken, reviews en berichten.
Allereerst de basis logt nooit in met de inloggegevens van de opdrachtgever. De opdrachtgever blijft eigenaar van het account en kan de toegang op elk moment intrekken.
Bij websitebezoek
- technische gegevens zoals je IP-adres, browsertype en besturingssysteem, in de serverlogs van de hostingpartij;
- geanonimiseerde bezoekstatistieken via Vercel Web Analytics: welke pagina's worden bekeken, vanaf welk type apparaat en uit welk land. Dit werkt zonder cookies en zonder IP-adres.
De openbare website plaatst geen cookies. Wat er precies wel en niet gebeurt, staat in de cookieverklaring.
4. Waarom worden deze gegevens verwerkt?
Allereerst de basis gebruikt persoonsgegevens alleen voor doelen waarvoor een geldige reden bestaat:
- Om een offerte, factuur of bevestiging te kunnen sturen. Zonder NAW-, KvK- en btw-gegevens kan geen rechtsgeldige bevestiging en factuur worden opgesteld.
- Om de overeenkomst uit te voeren. Een merk- en websiteproject kan alleen worden uitgevoerd met het materiaal dat je aanlevert.
- Om te communiceren. Via e-mail, telefoon, het klantportaal en Microsoft Teams.
- Om betalingen te verwerken. Via betaalprovider Mollie.
- Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Facturen worden zeven jaar bewaard, omdat de Belastingdienst dat eist.
- Om gerichter te adviseren. Bij potentiële klanten wordt de Brand Snapshot gebruikt om een preview te maken die past bij het bedrijf.
- Om de website en het klantportaal te verbeteren. Met technische en geanonimiseerde gegevens, via Vercel Web Analytics.
- Om bij een onderhoudsabonnement de website te bewaken en wijzigingen uit te voeren.
- Om de vindbaarheid in te stellen en te volgen. Via Google Search Console bij elke website, en via het Google Bedrijfsprofiel als de opdrachtgever dat beheer heeft afgenomen.
5. Op welke grondslag worden de gegevens verwerkt?
De AVG schrijft voor dat voor elke verwerking een wettelijke grondslag nodig is. Allereerst de basis baseert zich op:
- Toestemming. Voor de opname van het intakegesprek, voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, voor de chatbot en voor het opvragen van strategiedocumenten bij De Salesfabriek. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
- Uitvoering van de overeenkomst. Voor alles wat nodig is om het project te maken en op te leveren, en om het onderhoudsabonnement uit te voeren.
- Wettelijke verplichting. Voor het bewaren van facturen en zakelijke administratie.
- Gerechtvaardigd belang. Voor het benaderen van potentiële klanten op basis van openbaar beschikbare bedrijfsgegevens, voor het maken van een Brand Snapshot van een bestaande zakelijke website, en voor het beveiligen van de systemen. Allereerst de basis weegt dit belang altijd af tegen jouw privacy.
6. Met wie worden gegevens gedeeld?
Allereerst de basis deelt gegevens alleen met partijen die voor het werk noodzakelijk zijn. Met deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten, zodat ook zij zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan.
- Mollie (betaalprovider): voor het verwerken van aanbetalingen, slotfacturen en het onderhoudsabonnement.
- Vercel (hostingprovider): voor het beschikbaar houden van de website en het klantportaal.
- Microsoft (Teams en Outlook): voor videogesprekken, opnames en e-mailverkeer.
- Anthropic (Claude API): bij de transcript-route bij de intake wordt een AI-model gebruikt om een concept-intake op te stellen op basis van het Teams-transcript. Dit gebeurt alleen na toestemming voor de opname.
- De Salesfabriek: zie de toelichting hieronder.
- De boekhouder en boekhoudpakket Snelstart: voor de financiële administratie.
- De Belastingdienst en andere overheidsinstanties: alleen als de wet daartoe verplicht.
Allereerst de basis verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.
Klanten die via De Salesfabriek zijn gekomen
Allereerst de basis kan, alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, de strategiedocumenten opvragen die De Salesfabriek samen met jou heeft opgesteld. De bron van deze gegevens is dus De Salesfabriek, niet jijzelf.
In die documenten kunnen de volgende soorten gegevens staan:
- bedrijfs- en contactgegevens;
- bedrijfsfundament en positionering (wie je bent en waar je voor staat);
- doelgroep- en klantsegmentatie (voor wie je werkt);
- markt- en concurrentiepositie;
- waardepropositie en kernbelofte (waarom klanten voor jou kiezen).
Die worden uitsluitend gebruikt om het merk en de website op het bestaande fundament voort te bouwen, zodat je niet twee keer hetzelfde hoeft aan te leveren.
De grondslag hiervoor is toestemming. Je geeft die mondeling tijdens het kennismakingsgesprek; Allereerst de basis bevestigt dit daarna per e-mail, zodat het moment en de datum zijn vastgelegd. De toestemming kan altijd worden ingetrokken; dat heeft geen invloed op een opvraging die daarvoor al heeft plaatsgevonden. De documenten worden bewaard bij de projectgegevens, niet langer dan nodig voor het project, conform de bewaartermijnen in deze verklaring. Zonder toestemming wordt niets opgevraagd.
Doorgifte buiten de EU
Sommige leveranciers (zoals Microsoft en Anthropic) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Unie. Wanneer dat gebeurt, is dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of op basis van een adequaatheidsbesluit, zodat de gegevens hetzelfde beschermingsniveau hebben.
7. Hoe lang worden gegevens bewaard?
Allereerst de basis bewaart gegevens niet langer dan nodig is.
- Prospect-gegevens: zolang er een redelijke kans is dat het tot een opdracht komt, met een maximum van twee jaar na het laatste contact. Bij status "beëindigd" worden de gegevens binnen een jaar verwijderd. Bij status "op pauze" worden ze bewaard om later op te kunnen pakken; verwijdering kan op elk moment worden aangevraagd.
- Klantgegevens en projectmateriaal: zolang de samenwerking loopt en tot zeven jaar na de oplevering of beëindiging, in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.
- Facturen en financiële gegevens: zeven jaar, volgens de wettelijke bewaarplicht.
- Intake-opnames en -transcripten: bewaard onder de documenten van de klant zolang het project loopt en tot maximaal twee jaar na oplevering, tenzij eerder om verwijdering wordt gevraagd. Bij potentiële klanten die geen klant worden, worden opname en transcript binnen drie maanden verwijderd.
- Berichten en chatgesprekken in het portaal: zolang het account actief is. De chatgeschiedenis kan via het portaal worden gewist.
- Onderhoudsgegevens (wijzigingsverzoeken, betaalritme): zolang het onderhoudsabonnement loopt en tot zeven jaar daarna voor de fiscale bewaarplicht.
8. Hoe worden gegevens beveiligd?
Allereerst de basis neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:
- de website en het klantportaal werken via een beveiligde HTTPS-verbinding;
- het klantportaal is afgeschermd met een persoonlijk account en wachtwoord;
- er worden regelmatig back-ups gemaakt en zorgvuldig bewaard;
- alleen mensen die toegang nodig hebben voor hun werk, hebben toegang tot persoonsgegevens;
- er wordt alleen gewerkt met leveranciers die zelf ook aan de AVG voldoen.
Toch is geen enkele beveiliging waterdicht. Vermoed je dat er iets mis is met je persoonsgegevens? Neem dan zo snel mogelijk contact op via info@allereerstdebasis.nl.
9. Jouw rechten
Onder de AVG heb je een aantal rechten. Je kunt die op elk moment uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@allereerstdebasis.nl. Allereerst de basis reageert binnen vier weken.
- Recht op inzage. Je mag vragen welke persoonsgegevens Allereerst de basis van je heeft.
- Recht op rectificatie. Kloppen je gegevens niet? Dan worden ze aangepast.
- Recht op verwijdering. Je mag vragen om verwijdering van je gegevens, tenzij Allereerst de basis ze wettelijk moet bewaren (zoals facturen).
- Recht op beperking. Je mag vragen om het gebruik van je gegevens tijdelijk stop te zetten.
- Recht op dataportabiliteit. Je mag je gegevens in een standaardformaat opvragen, zodat je ze elders kunt gebruiken. In het klantportaal kun je je gegevens zelf downloaden via "Gegevens downloaden".
- Recht van bezwaar. Je mag bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken. Heb je toestemming gegeven voor iets, bijvoorbeeld voor de opname van een intakegesprek? Dan mag je die toestemming op elk moment intrekken. Dat heeft geen invloed op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.
Je hoeft geen kopie van een paspoort of ID-bewijs mee te sturen. Identificatie kan op een andere manier, bijvoorbeeld via je portaal-account of via een controlevraag.
Klacht indienen
Niet tevreden over de omgang met je persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op met Allereerst de basis, dan wordt het samen uitgezocht. Lukt dat niet? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Allereerst de basis neemt geen geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of die je aanzienlijk raken. Bij de transcript-route wordt wel een AI-model (de Claude API) gebruikt om een concept-intake op te stellen, maar Allereerst de basis beoordeelt en corrigeert dat concept altijd zelf. De inhoudelijke afhandeling van elk project gebeurt door mensen, niet door een algoritme.
11. Wijzigingen
Allereerst de basis kan deze privacyverklaring soms aanpassen, bijvoorbeeld als wetten veranderen of als de werkwijze wijzigt. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste update bovenaan. Bij wijzigingen die voor klanten belangrijk zijn, wordt opnieuw akkoord gevraagd in het klantportaal.
